Kommunikér betalingsforsinkelser konkret

Fortæl partneren, hvilke provisioner der er berørt, hvor betalingen er gået i stå, hvad I gør nu, og hvornår næste status kommer. Send beskeden, så snart forsinkelsen er konstateret, også hvis årsagen endnu undersøges.

Kontrollér status før beskeden

Undersøg provisionens status: afventer godkendelse, godkendt, i afregning eller sendt. Hos Awin er »godkendt« og »klar til udbetaling« forskellige statusser. Betaling kan også afvente udbetalingstærskel eller blokeres af forkerte betalingsoplysninger. Kontrollér den konkrete konto, før I angiver årsagen.

Hos Tapfiliate danner afregning en CSV-fil; derefter gennemfører virksomheden betalingen eksternt. Da fil og overførsel er særskilte trin, kontrollér betalingsudbyderens post, før I skriver, at pengene er sendt.

Giv partneren oplysninger, der kan bruges

Beskeden bør indeholde berørte transaktions- eller afregningsreferencer, periode, bekræftet beløb og valuta samt aktuel status. Angiv kendt årsag, næste handling, ansvarlig kontakt og dato for næste opdatering. Sig direkte, hvis partneren skal rette betalingsoplysninger eller indsende bilag.

Skriv »årsagen undersøges«, når den ikke er bekræftet. En provision, der mangler i næste betalingsrunde, er dermed ikke afvist. Oplys ikke om andre kunder eller partnere, medmindre nødvendigt for sagen.

Vigtige oplysninger at inkludere i besked til partner

Følg op til afslutning

Hold den lovede opdateringsdato, selv hvis en ny betalingsdato stadig er ukendt. Hvis kun en del af beløbet er klar, adskil den fra de åbne poster.

Når sagen er løst, send en specifikation med de betalte provisioner, beløb, valuta, betalingsdato og eventuelle poster, der fortsat afventer. Registrér internt, om forsinkelsen skyldtes godkendelse, afstemning, betalingsoplysninger eller overførsel.