Co-marketing
Del af Fælles indhold og arrangementer
Guide: Del kontaktoplysninger med passende tilladelser
Skeln mellem praktiske beskeder, deling af deltageroplysninger og partnernes egne reklamemails, før en liste overføres.
Navn, telefonnummer og e-mailadresse er personoplysninger. Før en deltagerliste deles, skal du afklare, hvilke oplysninger partneren behøver, til hvilket formål og i hvilken datarolle.
Vurder, om delingen har et passende behandlingsgrundlag efter GDPR (EU's databeskyttelsesforordning) og databeskyttelsesloven. Vurder særskilt, om partneren må bruge oplysningerne til elektronisk markedsføring: Efter markedsføringslovens spamregler kræver det forudgående samtykke. En tilladelse til det ene giver ikke automatisk tilladelse til det andet.
Skil beskederne ad
| Formål | Spørgsmål før brug |
|---|---|
| Praktisk gennemførelse | Hvem skal sende adgangsoplysninger, ændringer og lovet materiale? |
| Opfølgning på arrangementet | Hvad er deltageren blevet oplyst om, og behøver partneren oplysningerne? |
| Partnerens egne reklamemails | Har netop den virksomhed tilladelse til markedsføring via den valgte kanal? |
En praktisk besked om arrangementet er noget andet end en efterfølgende salgsmail. Bedøm beskedens faktiske indhold: Også omtale, der skal øge kendskabet til en virksomhed eller et produkt, kan være markedsføring.
Fastlæg datarollerne
Undersøg, hvem der bestemmer formålet og de væsentlige midler. En ekstern leverandør, der behandler på instruks, kan være databehandler. En partner, der selv bestemmer et nyt formål med en modtaget liste, kan være selvstændig dataansvarlig. Bestemmer parterne i fællesskab formål og midler, kan fælles dataansvar være relevant. Rollen følger den faktiske behandling, ikke navnet på samarbejdsaftalen.
Hver planlagt deling kræver et passende databeskyttelsesretligt grundlag og information til de berørte personer. Hvis parterne er fælles dataansvarlige, skal de fordele deres pligter gennemsigtigt. Fastlæg roller og adgang, før listen eksporteres.
Forklar tilmeldingen
Oplys ved indsamlingen virksomhedens navn, formålet, datakategorierne, behandlingsgrundlaget og opbevaringstiden eller kriterierne for den. Oplys også, hvem der modtager oplysningerne; hvis der findes en databeskyttelsesrådgiver, skal kontaktoplysningerne indgå. Forklar personens rettigheder, herunder adgang og sletning, samt retten til at klage til en databeskyttelsesmyndighed.
Giv informationen i klart og enkelt sprog, når oplysningerne indsamles direkte. Hvis de kommer fra en anden kilde, skal personen som udgangspunkt informeres senest inden en måned, ved første kontakt eller ved første videregivelse, medmindre en undtagelse gælder.
Bed kun om felter, der er nødvendige for de angivne formål. Hvis en partner kun har brug for et deltagerantal, kan et samlet tal være tilstrækkeligt.
Hvis begge virksomheder vil sende elektronisk markedsføring, skal det fremgå tydeligt, hvilke virksomheder personen accepterer, hvilke kanaler de bruger, og hvilke produkter eller produktkategorier markedsføringen vedrører. Et ja til én kanal dækker ikke automatisk andre kanaler.
Samtykket skal være aktivt og frivilligt, og det må ikke være forhåndsafkrydset eller gemt i generelle vilkår. Fortæl også, at samtykket kan trækkes tilbage. Hold tilmeldingen og markedsføringsvalget adskilt.
Kontroller før deling og udsendelse
Sammenhold hver modtager og hvert formål med den information og det behandlingsgrundlag, der gjaldt ved indsamlingen. Kontrollér særskilt, at et eventuelt markedsføringssamtykke omfatter den virksomhed, kanalen og de produkter eller produktkategorier, der skal markedsføres.
Del kun nødvendige felter, begræns adgangen, og aftal opbevaringsperioden.
Hvis delingen ikke kan begrundes og forklares klart, gennemfør arrangementet uden at overføre deltagerlisten. Parterne kan bruge samlede tal til fælles opfølgning eller lade deltageren selv kontakte den anden virksomhed.
